Quản lý Thời gian và Tăng năng suất

Nó chia công việc thành 4 góc phần tư: 1. Quan trọng & Khẩn cấp (Làm ngay), 2. Quan trọng & Không khẩn cấp (Lên kế hoạch làm), 3. Không quan trọng & Khẩn cấp (Ủy thác), 4. Không quan trọng & Không khẩn cấp (Loại bỏ).

Là một phương pháp quản lý thời gian, trong đó bạn làm việc tập trung cao độ trong một khoảng thời gian (thường là 25 phút), sau đó nghỉ ngắn 5 phút. Sau 4 phiên như vậy, bạn sẽ có một kỳ nghỉ dài hơn.

Khi bạn làm nhiều việc cùng lúc, não của bạn phải liên tục chuyển đổi ngữ cảnh, điều này làm tiêu tốn năng lượng và thời gian. Nó làm tăng khả năng mắc lỗi và giảm chất lượng của công việc. Tập trung vào một việc tại một thời điểm (single-tasking) hiệu quả hơn nhiều.

Quy tắc này của David Allen nói rằng: "Nếu một công việc chỉ mất chưa đến 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức". Điều này giúp giải quyết nhanh các việc nhỏ và tránh chúng tích tụ lại.

Một kỹ thuật hiệu quả là chia nhỏ công việc lớn thành các bước nhỏ, dễ quản lý. Bắt đầu với một bước nhỏ nhất có thể (ví dụ: "mở file Word") để tạo đà. Đặt deadline cho bản thân và tự thưởng khi hoàn thành cũng là một cách tốt.

Là phương pháp lên lịch cho ngày của bạn bằng cách phân bổ các khối thời gian cụ thể cho từng công việc hoặc loại công việc. Thay vì làm việc theo danh sách việc cần làm, bạn làm việc theo lịch trình. Điều này giúp bảo vệ thời gian của bạn cho các công việc quan trọng.

Hãy giải thích ngắn gọn lý do bạn không thể nhận thêm việc (ví dụ: "Hiện tại tôi đang tập trung hoàn thành dự án X để kịp deadline"). Nếu có thể, hãy đề xuất một giải pháp thay thế hoặc một thời điểm khác bạn có thể giúp.

Não và cơ thể cần thời gian để phục hồi. Làm việc liên tục không nghỉ sẽ dẫn đến kiệt sức và giảm hiệu quả. Các kỳ nghỉ ngắn trong ngày, giấc ngủ đủ và các kỳ nghỉ dài hơn giúp bạn nạp lại năng lượng và duy trì sự sáng tạo.

Là khả năng tập trung không bị phân tâm vào một nhiệm vụ đòi hỏi nhận thức cao. Để thực hiện Deep Work, bạn cần loại bỏ mọi yếu tố gây nhiễu (tắt thông báo, đóng các tab không liên quan) và dành ra những khoảng thời gian không bị gián đoạn.

Công cụ tốt nhất là công cụ bạn thực sự sử dụng. Có thể là một cuốn sổ tay đơn giản, hoặc các ứng dụng như Trello, Asana, Todoist. Hãy bắt đầu đơn giản và chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc của bạn.