Hệ thống Quản lý Vụ việc & Quản lý Thực hành Pháp lý

Quản lý Vụ việc tập trung vào các chi tiết của một vụ việc cụ thể (tài liệu, nhiệm vụ, thời hạn). Quản lý Thực hành có phạm vi rộng hơn, bao gồm quản lý vụ việc cộng với các khía cạnh kinh doanh của công ty luật như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), thanh toán, kế toán, và báo cáo hiệu suất.

Cổng thông tin khách hàng cung cấp một không gian trực tuyến an toàn để luật sư và khách hàng chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin và theo dõi tiến độ vụ việc. Nó tăng cường tính minh bạch, cải thiện giao tiếp và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp hơn cho khách hàng.

Các hệ thống này cho phép tạo ra các quy trình công việc (workflows) với các chuỗi nhiệm vụ và thời hạn được thiết lập sẵn. Khi một vụ việc mới được tạo, hệ thống có thể tự động điền vào lịch các thời hạn quan trọng (ví dụ: thời hạn nộp đơn, phiên tòa) và gửi nhắc nhở tự động cho luật sư phụ trách.

Có, rất quan trọng. Ngay cả khi không tính phí theo giờ, việc theo dõi thời gian giúp công ty hiểu được mức độ lợi nhuận của từng loại vụ việc, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, và có dữ liệu để định giá các gói dịch vụ trọn gói một cách chính xác hơn.

Hãy bắt đầu bằng việc xác định các nhu cầu và quy trình làm việc đặc thù của công ty bạn. Sau đó, nghiên cứu các nhà cung cấp, yêu cầu họ demo sản phẩm, và kiểm tra xem phần mềm có thể tùy chỉnh theo luật pháp Việt Nam không. Yếu tố bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật cũng rất quan trọng.

Các nhà cung cấp phần mềm Legal Tech uy tín thường có các biện pháp bảo mật rất nghiêm ngặt, thường là tốt hơn so với những gì một công ty luật nhỏ có thể tự trang bị (ví dụ: mã hóa dữ liệu, sao lưu định kỳ, chứng chỉ bảo mật quốc tế). Tuy nhiên, cần đảm bảo nhà cung cấp tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu của Việt Nam.

Nó giúp lưu trữ tập trung mọi thông tin và lịch sử tương tác với khách hàng, từ thông tin liên hệ, các vụ việc đã thực hiện, đến các email và cuộc gọi. Điều này giúp luật sư có cái nhìn 360 độ về khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Có thể là một thách thức, đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo và sự hợp tác của toàn bộ nhân viên. Quá trình này bao gồm việc di chuyển dữ liệu cũ, tùy chỉnh hệ thống, và đào tạo người dùng. Bắt đầu với một kế hoạch triển khai chi tiết là chìa khóa để thành công.

Hãy chọn nhà cung cấp uy tín có các chứng chỉ bảo mật quốc tế (như ISO 27001), sử dụng xác thực hai yếu tố, phân quyền truy cập chặt chẽ cho nhân viên, và mã hóa dữ liệu. Đồng thời, cần có thỏa thuận bảo mật rõ ràng với nhà cung cấp.

Có, hầu hết các phần mềm hiện đại đều có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ văn phòng phổ biến như Microsoft Outlook, Google Calendar, và các hệ thống kế toán. Điều này giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch và đồng bộ.